PHILIPSBURG, Sint Maarten – El gobierno de Sint Maarten está entrando en una nueva era digital, con una actividad transformadora encargada de convertir un millón de documentos en papel en archivos digitales para 2026. La iniciativa, financiada por el Fondo Fiduciario de Sint Maarten e implementada por la Oficina del Programa Nacional de Recuperación, es la Primera digitalización a gran escala de registros gubernamentales. Mejorará el proceso de archivo del gobierno mediante la creación de copias de seguridad digitales que protejan documentos importantes de riesgos de desastres como huracanes. La actividad modernizará el mantenimiento de registros gubernamentales, garantizando una mayor resiliencia y accesibilidad.
La actividad comenzó en abril de este año con el establecimiento de un centro de digitalización de última generación instalado en el edificio gubernamental. El centro cuenta con la última tecnología, incluidos escáneres de libros, mapas y documentos legales. Los departamentos gubernamentales involucrados en esta actividad incluyen el departamento de TIC, registro civil, planificación espacial, licencias comerciales y DIV, Dienst Informatie Voorziening; la sala de correo central del gobierno que gestiona el flujo interno de información entre ministerios y departamentos. Ellos, junto con otras divisiones, están presentando diversos documentos para su digitalización, como permisos de construcción, certificados de matrimonio, formularios de impuestos y títulos de propiedad. Estos documentos se escanean y almacenan de forma segura en una unidad digital proporcionada por Novian Technologies, la empresa que se encarga de los aspectos técnicos de la actividad.
Femi Badejo, jefe interino del departamento de TIC del gobierno, destacó la visión a largo plazo para la digitalización del gobierno de Sint Maarten.
“Esta actividad trata de construir un futuro más eficiente mediante la integración de sistemas digitales avanzados en la infraestructura gubernamental. Podemos mejorar significativamente la forma en que se gestiona la información haciendo que los procesos sean más rápidos, más seguros y menos dependientes de documentos físicos. Estandarizar el archivo digital en todos los departamentos gubernamentales, y potencialmente incluirlo en la política oficial, significaría que los registros futuros se crearán y mantendrán digitalmente. Esto podría agilizar el acceso a la información para ciudadanos y funcionarios públicos, mejorando la eficiencia de los servicios y operaciones gubernamentales que dependen del flujo de documentos”.
Stanley Mourillon, analista de negocios de información del equipo de liderazgo digital del gobierno que supervisa la actividad de archivo, explicó que el proceso de digitalización requiere un esfuerzo altamente coordinado:
“Estamos implementando un sistema donde los departamentos envían sus documentos físicos para su digitalización. Nuestro equipo de digitalizadores se encarga de todo, desde el escaneo hasta el control de calidad, garantizando que todos los documentos cumplan con los estándares requeridos antes de cargarlos en nuestros sistemas seguros”.
Mourillon explicó que una motivación importante detrás de la iniciativa surgió después de que los documentos fueran destruidos durante el huracán Irma:
“Confiar únicamente en archivos físicos ya no es sostenible. La iniciativa digital aborda una necesidad crucial, especialmente dada la vulnerabilidad de los registros a los desastres naturales. Disponemos de salas llenas de archivos en papel para que la digitalización de los documentos los proteja. Podemos generar archivos PDF, editarlos y aprovechar la tecnología OCR (software que convierte texto escaneado en archivos digitales editables) haciendo que nuestros procesos sean más eficientes y accesibles”.
Kathy Snijders, jefa del departamento de registro civil del Ministerio de Asuntos Generales, apoya la actividad de digitalización.
“Esto transformará la forma en que manejamos documentos esenciales como certificados de registro civil y registros legales. Nuestros procesos serán más rápidos y seguros, reduciendo la dependencia del papeleo físico. La población se beneficiará de un acceso más rápido a los registros y de un servicio más eficiente. La modernización también preservará documentos importantes y hará que nuestros sistemas sean más resistentes ante los desafíos futuros”.
La actividad de digitalización es parte del Proyecto de Transformación del Gobierno Digital (DGTP) de Sint Maarten, cuyo objetivo es hacer que el acceso a los servicios públicos sea más fácil, rápido y confiable mediante la expansión de los sistemas digitales en todos los departamentos gubernamentales. El DGTP es implementado por la Oficina del Programa Nacional de Recuperación en nombre del gobierno de Sint Maarten bajo el Fondo Fiduciario, que es financiado por el gobierno de los Países Bajos y administrado por el Banco Mundial.
